Travel agency services

Kristiansand kommune

The contracting authority invites tenderers to submit tender offers for travel agency services. The service must include ordering of plane tickets, hotels, rental vehicles, trains and consultancy services when employees travel individually and in groups on official journeys. Other relevant related services are also included in the procurement.

Frist

Fristen for mottak av tilbud var 2023-08-25. Anskaffelsen ble publisert 2023-06-28.

Leverandører

Følgende leverandører er nevnt i tildelingsbeslutninger eller andre anskaffelsesdokumenter:

• Berg Hansen Reisebureau Agder AS

Hvem?

• Kristiansand kommune

Hva?

• Reisebyrå-, turoperatør- og turistveiledningstjenester › Reisebyrå og lignende tjenester

Hvor?

• Agder og Sør-Østlandet › Agder

Anskaffelseshistorikk

Dato	Dokument
2023-06-28	Kunngjøring av konkurranse
2023-11-08	Kunngjøring om tildeling av kontrakt

Kunngjøring av konkurranse (2023-06-28)
Gjenstand
Anskaffelsens omfang
Tittel: Travel agency and similar services
Referansenummer: 2023017772
Kort beskrivelse:

Metadata for kunngjøring
Originalspråk: engelsk 🗣️
Dokumenttype: Kunngjøring av konkurranse
Kontraktens art: Tjenester
Forskrift: Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS)
Felles innkjøpsordliste (CPV)
Kode: Reisebyrå og lignende tjenester 📦
Utførelsessted
NUTS-region: Agder 🏙️

Prosedyre
Prosedyretype: Åpen anbudskonkurranse
Tilbudstype: Innlevering for alle delkontrakter
Tildelingskriterier
Det mest økonomisk fordelaktige tilbudet

Oppdragsgiver
Identitet
Land: Norge 🇳🇴
Type tildelende myndighet: Regional eller lokal myndighet
Navn på tildelende myndighet: Kristiansand kommune
Postadresse: Postboks 4
Postnummer: 4685
Poststed: Nodeland
Kontakt
Internettadresse: https://permalink.mercell.com/199236376.aspx 🌏
E-post: martin.nygren.lohne@kristiansand.kommune.no 📧
URL for dokumenter: https://permalink.mercell.com/199236376.aspx 🌏
URL for deltakelse: https://permalink.mercell.com/199236376.aspx 🌏

Referanse
Datoer
Sendt dato: 2023-06-28 📅
Innleveringsfrist: 2023-08-25 📅
Publiseringsdato: 2023-07-03 📅
Identifikatorer
Kunngjøringsnummer: 2023/S 125-398347
OJ-S-utgave: 125

Gjenstand
Anskaffelsens omfang
Estimert totalverdi: 2 400 000 NOK 💰
Kort beskrivelse:

The contracting authority would like to enter into a framework agreement that will ensure that the contracting authority makes the most rational and economical travel-related purchases at all times. We want professional and cost-effective travel agency services that facilitate a good electronic booking system. Manual bookings and consultancy are related to more complicated journeys and group travel. Even if consultancy is provided over the phone, we would like to refer to an electronic ordering system where possible.

We would like consultancy regarding benefit programmes that the contracting authority should join in order to achieve accrual and withdrawals related to business travel. They must not be linked to the employee's profile.

The contracting authority must be able to choose freely among airlines, hotel chains, rental vehicles, etc. Where the contracting authority has entered into separate agreements, and where preferable for the contracting authority, these will be handled in the offered web-based online booking system. This applies to both current and future contracts.

In some cases, the contracting authority has booked flights directly through online web-based booking systems with airlines. This will also be relevant going forward.

Kristiansand municipality plans to join the Norwegian Public Procurement Centre's joint agreement for air travel if this becomes possible. To use the agreement, it is mandatory to book through a travel agent. Tenderers must have the flexibility and routines to adapt to this agreement. For more information about the joint agreement, see the following link: https://anskaffelser.no/avtaler/fellesavtale-flyreiser. Other contracting authorities mentioned in the tender documentation, point 1.1, is not covered by the joint agreement for air travel.

The contracting authority notes that there are separate agreements for courses, conferences and hotel accommodation within Agder county, caravan transport services and taxis. These agreements have their own booking routines and will not be included as part of the offered travel agency service. Further information on any applicable agreements will be provided to the selected tenderer.

In areas where the contracting authority does not have its own agreements, it is natural to utilise the ministry's agreements.

The procurement comprises only official travel, and must not be used in connection with employee leisure travel. It is not possible to attach a benefit card to the employee's profile to earn points. Any benefit card must be connected to the individual municipality/company.

See the tender documentation and annexes for further information.

Estimert verdi eksklusive mva: 2 400 000 NOK 💰
Varighet: 24 måneder
Beskrivelse av fornyelser: Option for an extension for one year + one year.
Beskrivelse av opsjoner: Option for an extension for one year + one year.

Prosedyre
Rettslig grunnlag: 32014L0024
Tidspunkt for mottak av tilbud: 12:00
Språk som tilbud eller forespørsler om deltakelse kan sendes inn på: norsk 🗣️
Tilbudets gyldighetsperiode: 2023-11-30 📅
Dato for åpning av tilbud: 2023-08-25 📅
Tidspunkt for åpning av tilbud: 12:00

Oppdragsgiver
Identitet
Nasjonalt registreringsnummer: 820852982
Kontakt
Kontaktpunkt: Martin Nygren Lohne
URL for dokumenter: https://permalink.mercell.com/199236376.aspx 🌏

Utfyllende informasjon
Klageinstans
Navn: Agder tingrett
Poststed: Kristiansand
Land: Norge 🇳🇴
Kilde: OJS 2023/S 125-398347 (2023-06-28)

Kunngjøring om tildeling av kontrakt (2023-11-08)
Gjenstand
Anskaffelsens omfang
Totalverdi for anskaffelsen: 2 400 000 NOK 💰
Metadata for kunngjøring
Dokumenttype: Kunngjøring om tildeling av kontrakt

Prosedyre
Tilbudstype: Ikke aktuelt

Referanse
Datoer
Sendt dato: 2023-11-08 📅
Publiseringsdato: 2023-11-13 📅
Identifikatorer
Kunngjøringsnummer: 2023/S 218-686386
Refererer til kunngjøring: 2023/S 125-398347
OJ-S-utgave: 218

Prosedyre
Tildelingskriterier
Kvalitetskriterium (navn): Ordering system.
Kvalitetskriterium (vekting): 35%
Kvalitetskriterium (navn): Service and follow-up
Kvalitetskriterium (vekting): 25%
Pris (vekting): 40%

Tildeling av kontrakt
Dato for kontraktinngåelse: 2023-10-01 📅
Navn: Berg Hansen Reisebureau Agder AS
Postadresse: Rådhusgata 3
Poststed: Kristiansand s
Postnummer: 4610
Land: Norge 🇳🇴
Telefon: +47 38122000 📞
E-post: kristiansand@berg-hansen.no 📧
Land: Agder 🏙️
Totalverdi for anskaffelsen: 2 400 000 NOK 💰
Informasjon om tilbud
Antall mottatte tilbud: 1
Kilde: OJS 2023/S 218-686386 (2023-11-08)

Nye anskaffelser i relaterte kategorier 🆕

Hjelpevirksomhet i forbindelse med transport; reisebyråvirksomhet (11 nye anskaffelser)

Reisebyrå-, turoperatør- og turistveiledningstjenester (1)

Reisebyrå og lignende tjenester (1)